Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 27 septembre 2026
Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons lorsque vous visitez nos sites, utilisez Signature1618, signez un document qui vous a été envoyé ou recevez un e-mail de prospection de notre part, pourquoi nous le faisons et quels sont vos droits.
1. Qui sommes-nous ?
Signature1618 est une marque d'ENQAVON INCORPORATED, SASU au capital de 10 000 €, 17 boulevard de Courcelles, 75008 Paris, RCS Paris 879 805 786 (« ENQAVON », « nous »).
Pour toute question relative à vos données : contact@signature1618.com. ENQAVON n'a pas désigné de délégué à la protection des données ; cette adresse est le point de contact pour toute demande.
2. Notre rôle selon les données
- Responsable de traitement : pour les données de nos clients et utilisateurs (compte, facturation, support, sécurité), des visiteurs de nos sites, des personnes pour lesquelles un compte de destinataire est créé (section 5), des partenaires et des prospects.
- Sous-traitant : pour les documents envoyés à la signature et les données des signataires et approbateurs, que nous traitons pour le compte et sur instruction du client qui envoie le dossier (l'« expéditeur »). L'expéditeur est alors responsable de traitement ; nos engagements envers lui figurent dans l'accord de traitement des données. Si vous avez reçu un document à signer, adressez-vous en priorité à l'expéditeur ; nous l'aiderons à vous répondre.
3. Données, finalités et bases légales
| Finalité | Données | Base légale (RGPD, art. 6) |
|---|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous authentifier | Prénom, nom, e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée), téléphone, entreprise, taille de l'entreprise, langue, photo de profil, logo ; identifiant Google ou LinkedIn si vous vous connectez avec ces services ; codes de vérification | Exécution du contrat (b) |
| Fournir le service : créer, envoyer, faire signer et conserver les dossiers | Documents, champs, contacts, images de signature, historique des dossiers, piste d'audit | Exécution du contrat (b) ; pour les données des signataires, nous agissons pour le compte de l'expéditeur |
| Envoyer les e-mails et SMS liés au service (invitations, codes, relances, notifications) | Nom, e-mail, téléphone, contenu du message | Exécution du contrat (b) |
| Paiement, facturation, comptabilité | Coordonnées de facturation, identifiant client Stripe, historique des paiements et des crédits, factures (les numéros complets de carte sont traités par Stripe, pas par nous) | Exécution du contrat (b) ; obligation légale (c) |
| Support et réclamations | Échanges avec nous, informations nécessaires pour vous répondre | Exécution du contrat (b) ; intérêt légitime (f) |
| Sécurité du service, prévention de la fraude et des abus, journaux techniques | Adresse IP, navigateur, dates et heures de connexion et d'action, tentatives d'accès | Intérêt légitime (f) : protéger le service et ses utilisateurs |
| Conserver la preuve des signatures et nous défendre en justice | Piste d'audit, documents signés | Intérêt légitime (f) ; convention de preuve (CGVU, art. 7) |
| Programme partenaires | Identité et coordonnées du partenaire, clients recommandés, commissions, coordonnées de versement | Exécution du contrat (b) ; obligation légale (c) |
| Mesure d'audience sur nos sites et dans l'application | Pages vues, clics, identifiants de cookies, adresse IP, informations sur le navigateur | Consentement (a), retirable à tout moment (politique cookies) |
| Mesure de l'efficacité de nos publicités (Meta Pixel) | Identifiants de cookies Meta, identifiant publicitaire aléatoire, événement d'inscription | Consentement (a) |
| Prospection commerciale B2B par e-mail | Voir la section 6 | Intérêt légitime (f) |
Lorsque la fourniture de données est nécessaire à l'exécution du contrat (par exemple l'adresse e-mail pour créer un compte), vous ne pourrez pas utiliser le service sans elles. Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard sur le seul fondement d'un traitement automatisé.
4. Signataires et approbateurs
Si vous recevez un document à signer ou à approuver, l'expéditeur nous a transmis votre nom, votre adresse e-mail et, le cas échéant, votre numéro de téléphone. Lorsque vous consultez et signez le document, nous enregistrons dans la piste d'audit : les dates et heures de chaque étape, votre adresse IP, le fuseau horaire et le navigateur déclarés par votre appareil, le moyen de vérification utilisé (lien e-mail, code par e-mail ou par SMS) et votre signature (image tracée, saisie ou importée).
Ces informations figurent sur la page de certificat jointe au document signé. Sur le vérificateur public certificate.signature1618.com, les adresses e-mail et IP sont masquées ; l'expéditeur peut aussi choisir de ne pas rendre le certificat public.
Pour une signature avancée ou qualifiée, votre identité est vérifiée directement par Openapi S.p.A. et, pour la signature qualifiée, par Namirial S.p.A., prestataire de services de confiance qualifié : pièce d'identité, numéro de mobile et, le cas échéant, vidéo de vérification. Ces prestataires traitent ces données selon leurs propres politiques et obligations légales. Nous recevons en retour le document signé et le rapport d'audit fourni par Openapi (événements horodatés de la signature) ; nous ne recevons pas les images des pièces d'identité ni les vidéos.
Nos outils de mesure d'audience ne sont jamais chargés sur les pages de signature et d'approbation.
5. Comptes créés automatiquement pour les destinataires
Lorsqu'un expéditeur ajoute un contact ou envoie un dossier à une adresse e-mail qui n'a pas encore de compte Signature1618, notre service crée automatiquement un compte de destinataire lié à cette adresse. Vous ne vous êtes pas inscrit : ce compte n'a pas de mot de passe que vous connaîtriez et ne vous engage à rien.
- Données : celles fournies par l'expéditeur — prénom, nom, adresse e-mail, et le cas échéant numéro de téléphone et langue — ainsi que la liste des dossiers qui vous ont été adressés.
- Pourquoi : pour que les dossiers envoyés à votre adresse, par un ou plusieurs expéditeurs, soient réunis et apparaissent dans une boîte de réception si vous créez un jour un compte avec cette adresse, et pour rattacher correctement vos signatures. Base légale : notre intérêt légitime et celui des expéditeurs à assurer le suivi des documents qui vous sont adressés (art. 6(1)(f) RGPD).
- Ce que nous ne faisons pas : nous n'utilisons pas ce compte pour vous envoyer de la publicité.
- Suppression : vous pouvez demander la suppression de ce compte à contact@signature1618.com depuis l'adresse concernée. Les dossiers eux-mêmes appartiennent aux expéditeurs : leur contenu et leur piste d'audit sont conservés pour eux pendant les durées indiquées à la section 9.
6. Prospection commerciale
ENQAVON contacte des entreprises par e-mail pour leur présenter Signature1618 (prospection entre professionnels). Ces e-mails sont rédigés, et les réponses traitées, par Julien, assistant commercial IA de Signature1618.
- Sources : la base cartographique ouverte OpenStreetMap (nom, adresse et site internet des établissements), les adresses de contact publiées par les entreprises sur leur propre site internet, et le répertoire public des entreprises SIRENE (dénomination, activité, état administratif) ; nous n'écrivons pas aux entreprises dont les données ne sont pas diffusées publiquement dans SIRENE.
- Données : nom de l'entreprise, activité, adresse, nom et fonction des dirigeants, adresse e-mail professionnelle, historique de nos échanges.
- Base légale : notre intérêt légitime à faire connaître nos services à des professionnels, pour une offre en rapport avec leur activité, conformément aux règles de la CNIL applicables à la prospection B2B.
- Transparence : chaque e-mail identifie l'expéditeur (ENQAVON / Signature1618), indique qu'il est rédigé par un assistant IA, et comporte un lien de désinscription en un clic.
- Opposition : si vous vous désinscrivez, votre adresse est placée sur une liste d'opposition afin de ne plus jamais être contactée. Vous pouvez aussi vous opposer à tout moment en écrivant à contact@signature1618.com.
- Modèle d'IA : Julien s'appuie sur un modèle fourni par DeepSeek (Chine). Seul le texte nécessaire pour rédiger un e-mail ou y répondre lui est transmis ; les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone sont masqués avant l'envoi (voir section 8).
7. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées d'ENQAVON qui en ont besoin, et aux prestataires suivants, dans la limite de leur mission. Nous ne vendons pas vos données personnelles.
| Prestataire | Rôle | Pays | Encadrement des transferts |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd | Hébergement des serveurs (application, API, base de données, petites images : avatars, logos, images de signature) | France (société établie à Chypre, UE) | Aucun transfert hors UE |
| OVH SAS (OVHcloud) | Stockage des documents (Object Storage, Paris, réplication à Strasbourg) | France | Aucun transfert |
| Resend | Envoi des e-mails transactionnels | États-Unis | Clauses contractuelles types (accord de traitement de Resend) |
| Twilio Inc. | Envoi des SMS (invitations, codes de vérification) | États-Unis | Data Privacy Framework / clauses contractuelles types |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiements par carte, prévention de la fraude | Irlande (UE) | UE ; transferts éventuels vers Stripe, Inc. (États-Unis) encadrés par Stripe (DPF / clauses contractuelles types) |
| Openapi S.p.A. | Signatures avancées et qualifiées, vérification d'identité, envoi du code SMS | Italie (UE) | Aucun transfert hors UE |
| Namirial S.p.A. | Prestataire de services de confiance qualifié : certificats qualifiés, horodatage qualifié | Italie (UE) | Aucun transfert hors UE |
| Google (Google Ireland Ltd / Google LLC) | Google Analytics (avec consentement) ; connexion avec Google (à votre initiative) ; polices Google Fonts (votre adresse IP est transmise à Google au chargement des pages) | Irlande / États-Unis | Data Privacy Framework |
| LinkedIn Ireland Unlimited Company | Connexion avec LinkedIn (à votre initiative) | Irlande / États-Unis | Data Privacy Framework / clauses contractuelles types |
| Meta Platforms Ireland Ltd | Meta Pixel sur le site vitrine (avec consentement) | Irlande / États-Unis | Data Privacy Framework |
| PostHog Inc. | Mesure d'audience (avec consentement), instance européenne (eu.i.posthog.com) | UE (hébergement) ; société aux États-Unis | Clauses contractuelles types |
| Salesforce | Uniquement si le client connecte son compte Salesforce : échange de données avec l'organisation Salesforce du client, à sa demande | Selon le contrat du client avec Salesforce | Relève du client |
| Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd. | Modèle d'IA utilisé par Julien, assistant commercial IA, pour rédiger les e-mails de prospection et y répondre ; noms, e-mails et téléphones masqués avant l'envoi | Chine (pays tiers sans décision d'adéquation) | Clauses contractuelles types [À CONFIRMER] |
Nous pouvons également communiquer des données aux autorités lorsque la loi l'exige, à nos conseils (avocats, expert-comptable) tenus au secret, ou à un acquéreur en cas de cession de l'activité.
8. Transferts hors de l'Union européenne
Certains prestataires sont établis hors de l'Union européenne (voir le tableau ci-dessus). Ces transferts sont encadrés par une décision d'adéquation de la Commission européenne (notamment le Data Privacy Framework UE–États-Unis pour les entreprises certifiées) ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.
La Chine ne fait l'objet d'aucune décision d'adéquation. Pour limiter les risques, seul le texte strictement nécessaire à la rédaction ou à la réponse d'un e-mail de prospection est envoyé au modèle de DeepSeek, après masquage des noms, adresses e-mail et numéros de téléphone. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types [À CONFIRMER]. Aucun document envoyé à la signature ni aucune donnée de signataire n'est transmis à DeepSeek.
Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à contact@signature1618.com.
9. Durées de conservation
Les durées ci-dessous sont celles que nous appliquons ou prévoyons d'appliquer ; elles sont en cours de validation.
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte et dossiers (documents, champs, contacts) | Pendant toute la durée d'activité du compte |
| Documents après la clôture du compte | Supprimés dans les 30 jours suivant la clôture |
| Éléments de preuve (piste d'audit) | 5 ans, délai de prescription de droit commun (article 2224 du Code civil) |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (article L123-22 du Code de commerce) |
| Données de prospection | 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect (recommandation de la CNIL) |
| Liste d'opposition (adresses désinscrites) | Aussi longtemps que nécessaire pour respecter votre opposition |
| Comptes de destinataires créés automatiquement | Tant que des dossiers y sont rattachés, puis 3 ans après le dernier dossier reçu si le compte n'a jamais été activé |
| Journaux techniques des serveurs | 12 mois au plus |
| Mesure d'audience | Selon la durée de vie des cookies indiquée dans la politique cookies |
| Votre choix en matière de cookies | 13 mois |
| Fichiers des signatures avancées et qualifiées chez Openapi | 3 mois chez Openapi (une copie est conservée dans le dossier chez nous) |
10. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : connexions chiffrées (HTTPS), documents chiffrés au repos, liens de téléchargement à durée limitée, mots de passe hachés, contrôle des accès. Elles sont décrites honnêtement sur notre page Sécurité. En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous le notifions à la CNIL et, lorsque la loi l'exige, aux personnes concernées.
11. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi « Informatique et Libertés », vous disposez des droits suivants :
- droit d'accès à vos données et d'en obtenir une copie ;
- droit de rectification des données inexactes ;
- droit à l'effacement, sauf lorsque la conservation est nécessaire (obligation légale, preuve, défense en justice) ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement repose sur le contrat ou le consentement ;
- droit d'opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, et à tout moment à la prospection ;
- droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements passés ;
- droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour les exercer, écrivez à contact@signature1618.com depuis l'adresse concernée, ou en justifiant de votre identité en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe. Pour les documents envoyés à la signature, nous transmettons votre demande à l'expéditeur, responsable de traitement, et l'aidons à y répondre.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.
12. Cookies
Nos sites n'utilisent des cookies de mesure d'audience et de publicité qu'avec votre accord. Le détail de chaque cookie et la façon de modifier votre choix figurent dans notre politique cookies.
13. Mineurs, modifications, contact
Le service s'adresse aux professionnels et aux adultes ; il n'est pas destiné aux mineurs de moins de 15 ans.
Nous pouvons mettre à jour cette politique ; la date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important, nous vous en informons par e-mail ou dans l'application.
Contact : contact@signature1618.com — ENQAVON INCORPORATED, 17 boulevard de Courcelles, 75008 Paris. Voir aussi notre page CCPA pour les résidents de Californie.