Signer un bail en ligne : guide pour les agences immobilières
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Un locataire qui arrive d'une autre ville, un propriétaire qui vit à l'étranger, un dossier à boucler avant le week-end : les agences immobilières ont toutes les raisons de vouloir signer un bail en ligne, et leurs mandats avec. C'est possible. Mais le bail d'habitation et le mandat relevant de la loi Hoguet gardent tout leur formalisme : la signature électronique change le support, pas le contenu. Voici ce qu'il faut savoir, document par document.
Peut-on signer un bail d'habitation en ligne ?
Oui. L'article 3 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 exige que le contrat de location soit établi par écrit et respecte un contrat type, fixé par le décret n° 2015-587 du 29 mai 2015. Rien n'impose que cet écrit soit sur papier.
Le Code civil donne à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier, à condition que son auteur soit identifié et que son intégrité soit garantie (article 1366). L'article 1174 permet d'établir sous forme électronique un contrat pour lequel un écrit est exigé, et le bail d'habitation ne fait pas partie des exceptions de l'article 1175, qui visent le droit de la famille et des successions. Pour les principes généraux, voir notre article sur la valeur juridique de la signature électronique.
Autant d'exemplaires que de parties
Sur papier, un bail se signe en autant d'originaux que de parties (article 1375 du Code civil). Le même article considère cette exigence satisfaite pour un contrat électronique lorsque chaque partie dispose d'un exemplaire sur support durable ou peut y avoir accès. En pratique : le PDF signé est remis au bailleur et à chaque locataire.
Les annexes, dans le même envoi
Un bail d'habitation ne voyage pas seul. La loi de 1989 prévoit notamment :
- la notice d'information sur les droits et obligations des locataires et des bailleurs, annexée au contrat (article 3) ;
- le dossier de diagnostic technique, dont le diagnostic de performance énergétique, annexé au bail lors de sa signature (article 3-3) ;
- lorsque le logement est en copropriété, les extraits du règlement de copropriété mentionnés à l'article 3 ;
- l'état des lieux, une fois établi (article 3-2).
Le plus simple est de joindre ces pièces au même dossier de signature que le bail. Une case à cocher par annexe (« J'ai reçu le dossier de diagnostic technique ») garde la trace de leur remise dans le document signé.
L'état des lieux
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 prévoit que l'état des lieux peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, et qu'il est remis à chacune des parties au moment de sa signature. Il se fait en principe contradictoirement, pendant la visite du logement : on le signe en général sur place, avec l'outil utilisé pour la visite, plutôt qu'à distance.
L'acte de cautionnement
Depuis le 1er janvier 2022, les sûretés ne figurent plus parmi les exceptions de l'article 1175 (ordonnance n° 2021-1192 du 15 septembre 2021). Un acte de cautionnement peut donc être signé électroniquement.
La caution personne physique doit apposer elle-même la mention prévue par l'article 2297 du Code civil, qui porte notamment sur le montant de son engagement, en toutes lettres et en chiffres. L'article 1174 permet de le faire sous forme électronique si le procédé garantit que la mention ne peut être apposée que par elle. Concrètement, la caution saisit elle-même le texte dans un champ prévu à cet effet, après avoir été identifiée. Vérifiez aussi les exigences propres au bail de l'article 22-1 de la loi de 1989, notamment la remise à la caution d'un exemplaire du contrat de location.
La caution est souvent un parent qui vit loin et que l'agence n'a jamais rencontré, pour un engagement qui peut durer des années. C'est typiquement le document pour lequel une signature avancée, avec vérification de la pièce d'identité, se justifie.
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Les mandats : ce qu'impose la loi Hoguet
Un mandat écrit, préalable et limité dans le temps
La loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet, et son décret d'application n° 72-678 du 20 juillet 1972 encadrent strictement le mandat. L'agent immobilier ne peut négocier ou s'entremettre sans détenir un mandat écrit préalablement délivré à cet effet, et ce mandat doit être limité dans le temps (article 72 du décret). La loi prévoit aussi que la rémunération n'est due qu'une fois l'opération effectivement conclue et constatée dans un acte écrit (article 6 de la loi).
La forme électronique ne change rien à ces exigences : un mandat électronique incomplet reste un mandat incomplet.
Le numéro du registre des mandats
Tous les mandats sont inscrits par ordre chronologique sur le registre des mandats, et le numéro d'inscription est reporté sur l'exemplaire du mandat qui reste en possession du mandant (article 72 du décret). Pour une signature en ligne, attribuez ce numéro avant l'envoi, afin qu'il figure dans le document que le mandant signe et conserve.
La clause d'exclusivité, en caractères très apparents
Selon l'article 78 du décret, une clause d'exclusivité ou une clause pénale ne s'applique que si elle résulte d'une stipulation expresse d'un mandat dont un exemplaire a été remis au mandant, et elle doit être mentionnée en caractères très apparents. Passé un délai de trois mois à compter de sa signature, un mandat comportant une telle clause peut être dénoncé à tout moment par chacune des parties, avec un préavis de quinze jours par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
La signature électronique ne modifie pas la mise en page de votre PDF : vérifiez que la clause y apparaît bien en caractères très apparents, et remettez au mandant son exemplaire signé.
Le mandat signé à distance avec un particulier
Lorsque le mandat est conclu avec un particulier entièrement à distance ou hors de l'agence, les règles du Code de la consommation sur ces contrats peuvent s'appliquer : informations précontractuelles, droit de rétractation de quatorze jours (article L221-18) avec son formulaire, et demande expresse du mandant si vous commencez à travailler avant la fin du délai (article L221-25). Ces points dépendent des conditions de conclusion du mandat : faites valider vos modèles par votre conseil ou votre fédération professionnelle.
Le mandat de gestion locative
Le mandat de gestion obéit au même formalisme : écrit, inscription au registre, durée. Si l'agence signe le bail au nom du bailleur, assurez-vous que le mandat de gestion lui en donne bien le pouvoir, et conservez-le avec le bail signé.
Qui signe quoi : récapitulatif
| Document | Signataires | Point de vigilance | Niveau conseillé |
|---|---|---|---|
| Mandat de vente | Propriétaires concernés et agence | Numéro du registre, durée, exclusivité en caractères très apparents | Simple, avec code par SMS |
| Mandat de gestion | Bailleur et agence | Pouvoirs donnés à l'agence | Simple, avec code par SMS |
| Bail d'habitation | Bailleur ou agence mandataire, chaque locataire | Contrat type, annexes jointes | Simple, avec code par SMS ; avancée si le locataire n'a jamais été rencontré |
| Acte de cautionnement | Caution | Mention de l'article 2297 saisie par la caution elle-même | Avancée |
| État des lieux | Bailleur ou agence, locataire | Établi contradictoirement, en général sur place | Outil utilisé pendant la visite |
Ces niveaux sont des recommandations pratiques : la loi n'impose pas de niveau de signature particulier pour ces documents.
Photo : Organiser la signature en ligne, étape par étape
- Préparez le PDF : le bail ou le mandat, complété, avec ses annexes.
- Placez les champs : signature, paraphes sur chaque page, champs texte, cases à cocher pour la remise des annexes, mentions pour la caution.
- Ajoutez un approbateur : le responsable de l'agence relit le document avant qu'il parte chez le client.
- Choisissez l'identification : un code à usage unique par SMS pour les locataires et les propriétaires, une signature avancée pour la caution ou le locataire que vous n'avez jamais vu.
- Envoyez et laissez les relances travailler : chaque signataire reçoit son lien et signe depuis son téléphone ou son ordinateur.
- Remettez le PDF signé à chaque partie et conservez-le avec son dossier de preuve.
Avec Signature1618, chaque dossier en signature simple comprend une piste d'audit (événements, dates et heures, adresses IP), un PDF signé accompagné d'une page de certificat et une page de vérification publique. La signature avancée, fournie par Openapi, vérifie la pièce d'identité du signataire et lui envoie un code SMS, avec une vérification vidéo en option ; elle coûte 2,99 € par signataire. Si votre logiciel de gestion sait appeler une API, les baux et mandats peuvent partir en signature directement depuis celui-ci.
Pour estimer votre budget selon le nombre de baux et de mandats signés chaque mois, voyez notre article sur la signature électronique gratuite.
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